Las decisiones que se toman en las empresas tienen que tener validez legal para que quede constancia de ellas, y la escritura de acuerdos sociales sería el procedimiento mediante el que se realiza esta acción.
De hecho, la transformación de sociedades limitadas, lleva consigo la realización de nuevos acuerdos sociales, los cuales, como decimos tienen que quedar registrados para que puedan comprobarse.
Por eso, se trata de un procedimiento legal muy importante que vamos a analizar en este artículo, para que conozcas su concepto y su método de certificación, así como su importancia en la venta de sociedades con antigüedad.
¿Qué es una escritura de acuerdos sociales?
La escritura de acuerdos sociales es un documento público autorizado por un notario que recoge las decisiones adoptadas por los órganos de gobierno de una sociedad, y que actúa como un instrumento para reflejar esas decisiones frente a terceros, cuando la ley exige constancia notarial.
Cuando una junta general, o el órgano de administración, decide modificar los estatutos, ampliar el capital social de una sociedad limitada, o cambiar el sistema de administración, los interesados tienen que llevar esos acuerdos a la escritura pública, para que queden inscritos en el Registro Mercantil y sean accesibles a quien precise comprobar la situación jurídica de la sociedad.
El acta que recoge lo acordado, funciona como base documental y el notario lo transcribe, o lo certifica en la escritura pública tras comprobar la legitimidad de quienes comparecen y la existencia de los requisitos formales exigidos por la normativa mercantil.
Al formalizar una decisión mediante escritura pública, la sociedad dota de una mayor claridad el contenido de la resolución y hace más fácil su inscripción registral cuando la situación lo exige, una circunstancia que convierte el documento en una prueba válida para terceros y en una referencia administrativa para el Registro Mercantil.
Para la elevación pública de los acuerdos sociales, se lleva a cabo la preparación del certificado del acuerdo, o del acta, la comparecencia ante notario que examina los documentos y la capacidad de las partes, y la autorización de la escritura pública que aparecerá en el protocolo notarial.
De esta forma, entender la escritura como un instrumento práctico lleva consigo tener en cuenta su valor probatorio frente a terceros, y su función documental para la propia sociedad, porque a partir de esa formalización, se pueden inscribir cambios que afectan a la representación, al capital y al contenido estatutario de la entidad.
¿Quién puede certificar los acuerdos que se realizan en una sociedad?
Tal como estamos analizando, cuando una sociedad decide algo en su junta de socios, o a través de su órgano de administración, alguien tiene que dar fe por escrito de lo ocurrido para que ese acuerdo tenga certificación jurídica y llegue al Registro Mercantil, a un banco, o a un tercero que lo pide.
Pero dicha función recibe el nombre de certificación y no conviene confundirla con las certificaciones que expide el propio Registro sobre sus asientos, porque esas las firma el registrador y sirven para acreditar lo que consta en el libro registral, no lo que la sociedad acordó en sus reuniones.
En el día a día de las sociedades mercantiles, la pluma que certifica suele estar en manos del secretario del órgano colegiado de administración, con el visto bueno del presidente, o del vicesecretario con el visto bueno del vicepresidente cuando existe esa figura, y también puede ser que lo haga el administrador único, o cualquiera de los administradores solidarios.
Si la administración funciona a través de una actuación conjunta, los que certifican son quienes ostentan el poder de representación, y los liquidadores siguen el mismo régimen que los administradores.
Hay que tener en cuenta que esta cadena no se activa si los cargos no están vigentes, porque quien firma debe mantenerse en el puesto en ese momento y, para que la certificación sirva en el Registro, su nombramiento tiene que estar inscrito previamente o en el mismo trámite.
En las sociedades con un único socio, ese socio puede certificar las decisiones que figuran en el acta, aunque también pueden hacerlo los administradores con cargo vigente, y nadie puede extender una certificación sobre acuerdos que no aparezcan en actas aprobadas y firmadas, o en acta notarial.
La escritura de acuerdos sociales en la compra de sociedades ya constituidas en España
Al comprar una sociedad preconstruida, la escritura de acuerdos sociales actúa como el documento público que formaliza los cambios estatutarios de la sociedad (cambio de administrador, denominación social, objeto o domicilio social, etc),, y es el que habilita la publicidad registral para que terceros puedan conocer la nueva configuración de la entidad.
la Ley de Sociedades de Capital obliga a que muchas de estos acuerdos sociales consten en el documento público y el notario es quien tiene la responsabilidad de autorizar la escritura para que todo quede registrado legalmente.
De esta forma, la escritura notarial integra el certificado del acuerdo, la identidad y la capacidad de las partes, la acreditación de los cargos sociales inscritos, así como las exigencias del Registro Mercantil para calificar la operación, y entonces el fedatario comprueba los antecedentes y firma la autorización.
La venta de sociedades limitadas y anónimas necesita de ciertas comprobaciones específicas porque muchas proceden de sociedades preexistentes creadas para su venta, por lo que el comprador debe exigir pruebas sobre la inactividad hasta la fecha de transmisión, y sobre la inexistencia de deudas, entre otras certificaciones.
Por supuesto, en SBM sociedades ofrecemos toda esta documentación dentro de nuestros servicios, por lo que, si tienes más dudas sobre la escritura de acuerdos sociales, o sobre la compra y venta de sociedades mercantiles, contacta con nosotros.
