Si merece la pena analizar en qué consiste la elevación a público de los acuerdos sociales es porque es un trámite totalmente necesario cuando se realizan cambios importantes en una empresa.
En una ocasión anterior, de hecho, ya analizamos qué es una escritura de acuerdos sociales, pero en este artículo vamos a centrarnos en responder a las preguntas frecuentes que tienen los usuarios sobre la formalización y la publicación de este trámite.
¿Qué es la elevación a público de acuerdos sociales?
La elevación a público de acuerdos sociales consiste en acudir ante notario para que las decisiones adoptadas se reflejen en una escritura pública, la cual recoge los acuerdos, las firmas y, cuando procede, los documentos anexos.
Por lo tanto, lo que hace el notario es certificar la voluntad de las partes y dota al acto de una formalidad y de una presunción de autenticidad que un acta interna no tiene por sí misma, siendo por esto que muchos empresarios prefieren pasar por este trámite, ya que aporta seguridad frente a terceros y facilita los trámites registrales posteriores.
No obstante hay que saber que no siempre es obligatorio, aunque en bastantes supuestos la ley exige esa forma para que el acuerdo produzca efectos frente a terceros, como por ejemplo, en los cambios estatutarios, o en la venta de participaciones sociales cuando se necesitan escrituras notariales.
En nuestra experiencia trabajando con emprendedores de todo tipo, hemos visto situaciones donde una empresa llevaba meses con un cambio interno sin plasmarlo en escritura, y después, a la hora de solicitar una financiación, o actualizar los datos en el Registro, hubo problemas por discrepancias en las firmas y en los poderes.
Aunque conviene tener en cuenta que la elevación a público no sustituye al buen criterio en el momento de tomar decisiones, ya que un acuerdo mal redactado seguirá siendo problemático aunque esté en escritura.
¿Qué acuerdos sociales deben elevarse a público?
En realidad, cualquier decisión dentro de una sociedad que vaya a tener efectos frente a terceros necesita salir del ámbito interno y tomar cuerpo en una escritura notarial.
No todas, claro, pero sí las que cambian algo que otros van a ver o usar, como los bancos, los proveedores, las administraciones, o los futuros compradores de la empresa.
Por eso, como decimos esto es algo muy habitual y necesario cuando se modifican los estatutos, ya sea porque se cambia el domicilio social, el objeto, el sistema de administración, o cualquier punto que afecta a la estructura básica de las sociedades mercantiles.
Lo mismo ocurre con los aumentos, o las reducciones del capital social de una empresa, ya que no basta con que los socios lo acuerden y lo firmen entre ellos, hay que plasmarlo en escritura para que esa nueva situación pueda reflejarse en el Registro Mercantil.
Algo parecido pasa con el nombramiento y el cese de administradores. Puedes acordar en junta que una persona deja el cargo y entra otra, pero si no lo elevas a público y no lo inscribes, para terceros seguirá figurando quien aparecía antes.
También hay que elevar a público los acuerdos relacionados con operaciones societarias más profundas, como fusiones, escisiones o transformaciones de un tipo de sociedad a otro, ya que en estos supuestos, la intervención notarial no es opcional, porque todo lo que se hace afecta a la identidad jurídica de la empresa.
¿Quién tiene la facultad de elevar a público los acuerdos sociales?
Esta pregunta se responde pensando en quién tiene la representación legal de la sociedad en el momento en que se quiere hacer la escritura. Y eso, casi siempre, apunta al órgano de administración.
Lo normal es que sea el administrador o los administradores quienes acudan al notario para elevar a público los acuerdos. Si hay un administrador único, la cosa es bastante directa, ya que esa persona lleva el acta de la junta, el certificado del acuerdo y acredita su cargo.
En el caso de administradores solidarios, cualquiera de ellos puede hacerlo, y si se trata de administradores mancomunados, ya sabes que tendrán que ir todos los que tengan firmado en sus poderes, o en sus estatutos, que deben actuar conjuntamente.
Con respecto a la existencia de un consejo de administración, quien suele firmar la elevación a público es el presidente o el secretario, pero siempre con base en lo que digan los estatutos y en el acuerdo previo del propio consejo.
Hay una situación curiosa que merece la pena mencionar y es cuando el acuerdo afecta al propio administrador, como por ejemplo, cuando se acuerda su cese, ya que mientras no se eleve a público y se inscriba, ese administrador sigue teniendo facultades frente a terceros.
Por eso, muchas veces es él mismo quien firma la escritura donde se recoge su cese, algo que a primera vista es contradictorio, pero legalmente tiene sentido, puesto que hasta que se haga oficial ante terceros, su firma sigue siendo válida.
¿Por qué incluimos la escritura pública de los acuerdos sociales en nuestro servicio de venta de sociedades preconstituidas?
Cuando alguien quiere comprar una sociedad limitada preconstituida en España suele ir con la cabeza puesta en empezar a facturar cuanto antes, porque al final quien recurre a este tipo de sociedades quiere ahorrar tiempo y trámites burocráticos.
Pero justo por eso incluimos la escritura de elevación a público de los acuerdos sociales dentro del servicio, porque hemos visto demasiadas veces lo que pasa cuando no se hace este trámite formalmente desde el principio de la actividad profesional.
Una sociedad limitada preparada para comprar tiene una estructura básica ya creada, con su denominación, sus estatutos estándar, un capital inicial y unos administradores provisionales.
Hasta ahí, todo bien, pero el problema aparece cuando la persona que la adquiere quiere ajustar esa sociedad a su proyecto real, por lo que incluir la elevación a público en el servicio es una manera de cerrar bien el ciclo.
De esta forma, la sociedad no se entrega a medias, se entrega lista para funcionar con los cambios ya formalizados, así que si quieres disfrutar de todas las ventajas de este servicio, contacta con nosotros.
